به روز رسانی 27 اردیبهشت 98    


 


دستگاه حضور و غیاب




 مطالب کاربردی                                           
 

دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه کار میکند؟


قبل از ساخت نرم افزار حضور و غیاب ، لیست ورود و خروج کارکنان در دفاتر ثبت می شد و  کارمندان می بایست در این دفاتر ساعت ورود و خروج خود را وارد می نمودند. با پیشرفت روز افزون تکنولوژی و مشکل زمان بر بودن دستگاه های قبلی ، امروزه در اغلب سازمان ها از نرم افزار حضور و غیاب استفاده می شود.

سامانه حضور و غیاب عبارت است از سیستمی که به شرکت های مختلف امکان مدیریت زمانبندی و بهره وری از نیروهای انسانی خود را می دهد. ساختار های مربوط به این دستگاه بر اساس نیاز های سازمانی شرکت های مختلف، شامل المان های متفاوتی است که بر اساس نوع تقاضای هر مجموعه، می تواند ترکیبی از فاکتورهای مورد توجه منابع نیروی انسانی بوده و در نتیجه خروجی منطقی را ارائه دهد.

یکی از نیازهای مدیران امروزی کنترل و نظارت بر کارکرد پرسنل و بهره وری آن هاست. یکی از این موارد کنترل و نظارت بر ورود و خروج کارمندان و همچنین محاسبه حقوقشان بر اساس این اطلاعات است. امروزه با پیشرفت تکنولوژی و ورود دستگاه‌های پیشرفته با بازار این امکان براحتی و با کمترین هزینه‌ها در اختیار مدیران قرار گرفته‌است. با نصب دستگاه‌هایی که برای همین منظور طراحی شده‌اند در ادارت و شرکت‌ها, کارمندان در هنگام ورود. خروج با مراجعه به این دستگاه و با استفاده از ابزارهای مختلف مانند کارت‌های هوشمند,اثرانگشت,اسکن چهره و... ورود و خروج خود را ثیت می‌نمایند. این دستگاه‌ها در ابتدا به وسیله کارت‌هایی که در اختیار کارمندان قرار می‌گرفت عمل می‌کردنند اما به مرور زمان و با پیشرفت تکنولوژی از قابلیت‌های بیومتریک انسان نظیر اثرانگشت,عنبیه چشم,چهره و... بهره جستند که امکان هر گونه تقلب را از بین می‌برد و سهولت بیشتری برای کارمندان به همراه داشت.





دستگاه حضورغیاب


قیمت دستگاه حضور و غیاب به چه عواملی بستگی دارد


معمولا یکی از ملاک های انتخاب دستگاه حضور و غیاب، قیمت مناسب و متناسب با گستردگی شرکت یا سازمان شما می باشد. در گذشته فاصله قیمت دستگاههای حضور و غیاب کارتی با دستگاهای حضور و غیاب اثرانگشتی یا تشخیص چهره بسیار زیاد بود ولی امروزه به دلیل ارزان شدن تکنولوژی های جدید، این فاصله بسیار کم شده است. با علم به این موضوع، همچنان دستگاههای حضور و غیاب کارتی در سطح قیمتی پایینتری قرار دارند و می توانند انتخاب مناسبی برای شرکتهایی باشند که تمایل به پرداخت هزینه کمتری جهت خرید دستگاه حضور و غیاب دارند. البته گاهی اوقات در برخی سازمانها و نهادها مانند ارگانهای نظامی، به دلایل امنیتی تمایلی به استفاده از دستگاههای بایومتریک وجود ندارند و صرفا ملاک آنها قیمت مناسب دستگاه حضور و غیاب نیست.

دستگاه های حضور و غیاب بسیار متنوع با قیمت های مختلفی در بازار وجود دارند که عوامل بسیاری بر روی قیمت هر یک از آن ها تاثیر می گذارند. عواملی همچون ویژگی های فیزیکی و حافظه ای این دستگاه ها، در کنار گارانتی بازگشت و یا تعمیر دستگاه و خدمات پس از فروش از جمله مهمترین این عوامل می باشند.
بسیاری از دستگاه ها از روش های مختلف شناسایی در کنار هم استفاده می کنند. مثلا هر سه روش اثرانگشت، تشخیص چهره و کارت هوشمند را دارا هستند. این دستگاه ها قیمت بالاتری نسبت به بقیه دارند. همچنین میزان حافظه که عامل بسیار مهمی در دستگاه می باشد از قبل در هر دستگاهی مشخص شده است. مثلا برخی دستگاه ها فقط می توانند ۵۰۰ تصویر را شناسایی کنند و حافظه شان پر می شود و نیاز به تخلیه دارد و این یک ایراد اساسی است.



دستگاه حضور و غیاب از قطعات زیر ساخته می شود :


    مانیتور یا صفحه نمایش
    ریدر ( کارت یا اثر انگشت )
    دوربین ( اختیاری )
    CPU
    RAM
    خروجی شبکه یا USB
    خروجی اکسس کنترل ( اختیاری )
    دوربین تشخیص چهره( اختیاری )
    مدارهای داخلی


مزایای استفاده از سامانه های حضور و غیاب:


از بین رفتن  امکان تقلب و دستکاری در ساعتهای ورود و خروج
راحت تر صورت گرفتن محاسبه کارکرد پرسنل و حقوق و دستمزد آنها
 امکان گرفتن انواع گزارش برای مدیریت
 اطمینان مدیریت و پرسنل هر دو از صحت زمان های ثبت شده
امکان تعریف و ویرایش شیفت های کاری
امکان تعریف انواع مرخصی های روزانه
امکان تعریف انواع مأموریت های روزانه


خصوصیاتی که یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید داشته باشد


با استفاده هر چه گسترده‌تر از سیستم های كامپیوتری در امور مختلف اداری ، نقش نرم‌افزار مناسب و بهینه در این سیستم ها بسیار ضروری بوده و در این بین سیستم های كنترل كاركرد از جایگاه خاصی برخوردار هستند .


ثبت زمان به‌ صورت خودکار


اولین و مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت زمان به‌صورت دقیق و خودکار است. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای درج اطلاعات هستند. این قابلیت کارمندان را قادر می‌سازد که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند و رند بررسی حضور و غیاب را آسان‌تر کنند. شیوه‌هایی که کارکنان اطلاعات خود را وارد می‌کنند از یک دستگاه به دستگاه دیگر متفاوت است. برای انتخاب گزینه مناسب مطابق با نیاز شرکت خود، ابتدا با کارکنان خود مشورت کنید و بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب را انتخاب کنید.
برخی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای ورود اطلاعات کارکنان و تأیید هویت آنها استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بایومتریک، کارت‌های مغناطیسی و ورودی صفحه‌نمایش لمسی است. در حال حاضر استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شود که زمان تردد کارکنان به‌صورت پایگاه داده‌ای ثبت شود و پاسخگویی بخش اداری نیز بهتر شود.


حفظ زمان دقیق


بهترین دستگاه های حضور و غیاب کارفرمایان را مطمئن می سازد که برای زمان واقعی کار پرداخت می کنند و نه ساعت هایی که برای کار برنامه ریزی شده است.

 ردیابی تمام مسائل زمانی


مطمئن شوید که دستگاهی را انتخاب می کنید که از تمام نیازهای مرتبط با زمان شما مراقبت می کند و نه دستگاهی که فقط زمان ورود و خروج را ثبت می نماید. این موارد شامل مدیریت برنامه های کارکنان و بررسی و مدیریت PTO است.


مدیریت پرداخت‌ها و قابلیت یکپارچه‌ سازی


برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد مجهز می‌شوند. در عوض، باید یک برنامه خوب قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های پرداخت حقوق و دستمزد را داشته باشد. اگر قبلاً نرم‌افزار حضور و غیاب خود را تهیه کرده‌اید و توانایی محاسبه حقوق و دستمزد را ندارد، می‌توانید به‌راحتی به مؤسسات مختلف فعال در این زمینه مراجعه کنید و یک ابزار جدید نصب کنید که برنامه را برای محاسبه حقوق و دستمزد قادر می‌سازد.

با توجه به اینکه اطلاعاتی که نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق هستند و امکان تقلب و دست بردن را ندارند، برای محاسبه حقوق و دستمزد و همچنین اجتناب از تقلب در پرداخت ایده آل هستند. برای محاسبه حقوق کارکنان، شما باید گزارش‌های دقیق در مورد تعداد ساعت‌هایی که هر کارمند کار کرده است، روزهایی که مریض بوده، و همچنین آمار غیبت و خروج‌های کاری را دریافت کنید و با انتقال آنها به سیستم محاسبه حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.


انواع دستگاه های حضور و غیاب


دستگاه حضور و غیاب کارتی

بعد از دستگاههای حضورو غیاب پانچی اولین دستگاه حضور و غیاب کامپیوتری به بازار عرضه شدند. که شامل دستگاهی بود که پس از کشیدن کارت بارکدی به آن ورود و خروجها در حافظه سیستم ذخیره میشدند و پس از تخلیه اطلاعات به کامپیوتر توسط نرم افزار مخصوص حضور و غیاب پردازش میشدند. در آغاز ساخت این سیستم ها برنامه ها تحت Dos طراحی شده بودند و انعطاف کمی را داشتند.
اما امروزه نرم افزار دستگاه حضورغیاب اغلب تحت ویندوز طراحی میشوند و اطلاعات بسیاری را از این ورود و خروجها در اختیار مدیران قرار میدهند.

در این سیستم ها (کارتی) به هر یک از پرسنل کارتی اختصاص داده میشد که بارکد ثبت شده روی آن شماره منحصر به فردی را به فرد اختصاص میداد. و از روی همین شماره که اصطلاحا شماره کارت یا شماره تردد نامیده میشود اطلاعات ورود و خروج افرد از هم تفکیک میشد.


دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره


    دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره جدیدترین راه حل های امنیتی مبتنی بر فناوری هستند که با شناخت ویژگی های صورت ، امنیت در محل کار را فراهم می آورند. دستگاههای حضور و غیاب تشخیص چهره ویژگی های چهره را ضبط کرده و الگوهای ضبط شده را در پایگاه داده و یا حافظه دستگاه ذخیره می کنند.
    هنگامی که کارمند جلوی دستگاه حضور و غیاب قرار می گیرد، دستگاه چهره فرد را دریافت کرده و یک تحلیل دو بعدی یا سه بعدی از نقاط صورت انجام می دهد که برای هر کارمند منحصر به فرد است. سپس تطبیقی بین الگوی دریافت شده با الگوهای از پیش تعریف شده صورت می گیرد. هنگامی که احراز هویت موفقیت آمیز باشد دستگاه هویت کارمند را تایید می کند و ساعت ورود یا خروج کارمند ثبت می گردد در غیر این صورت عمل شناسایی فرد موفقیت آمیز نبوده است.





تشخیص چهره




دستگاههای حضور و غیاب تشخیص چهره برای محیط های کارگاهی، بخش های صنعتی، بخش های عمرانی، ساختمان سازی، تراشکاری و کلا محیط هایی که افراد بنا به کارشان دارای اثر انگشت سالمی نیستند و استفاده فیزیکی از بدن خود برای انجام کارها می نمایند، می تواند مفید واقع شود. اما در مکان هایی نظیر محیط های اداری، ارگان دولتی و غیره که محیط کار سالم و بدون دغدغه و دخالت اعضای بدن صورت می گیرد استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی می تواند انتخاب مناسبی جهت کنترل ترددها باشد.

صرفه جویی در زمان و کاهش بیماری: زمانی که بیماری هایی مانند سرماخوردگی و ویروس ها در بین کارمندان گسترش پیدا کند می تواند حضور کارمندان در محل کار را کاهش دهد. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره ، کارکنان می توانند در مدت زمان کوتاه تری وارد و از محل خارج شوند زیرا نیازی به لمس کردن سطح دستگاه حضور و غیاب جهت ورود و خروج نیست. این امر موجب صرفه جویی در زمان و همچنین به حداقل رساندن بیماری های گسترش یافته به علت تماس فیزیکی است.

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره دارای ثبت تعداد تردد بیشتری نسبت به دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی می باشد و برای مکان هایی که بالای 100 نفر پرسنل دارند می تواند انتخاب مناسبی واقع شود اما در اداره های کوچک که دارای پرسنل کمتری می باشند استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی از نظر اقتصادی به صرفه تر خواهد بود.

دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت


هنگامی که پرسنل انگشت خود را بر روی سنسور دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی قرار می دهد دستگاه حضور و غیاب نقطه هایی را که در آن اثر انگشت تقاطع یا پایان می یابد، شناسایی نموده و سپس یک نقشه از این نقاط ایجاد می کند این نقشه مختصات به عنوان بیومتریک آن فرد جهت شناسایی مورد استفاده قرار می گیرد. دستگاه حضور و غیاب اسکن تهیه شده از اثر انگشت فرد را با اثر انگشت های موجود در پایگاه داده مقایسه می کند اگر اثر انگشت فرد با الگوهای از پیش تعیین شده مطابقت داشت کارمند شناسایی شده و زمان ورود یا خروج او ثبت میگردد حال اگر الگو مطابقت نداشته باشد فرد شناسایی نشده و اطلاعات ورود و یا خروج او ثبت نمی گردد.


دستگاه اثر انگشت



  



دستگاه حضور و غیاب باشگاهی


دستگاه حضور و غیاب باشگاهی به یکی از ملزومات باشگاه های امروزی تبدیل شده است که نقش به سزایی در کنترل افراد و مدیریت اعضای باشگاه دارد.
سازمان های پر تردد ، باشگاه ها ی بزرگ، مراکز آموزشی و… همواره نیازمند یک ساز و کار بوده اند تا بر اساس آن میزان حضور و شرکت کارکنان و اعضای خود را در محل کار و یا جلسات بررسی نمایند و از حضور و یا عدم حضور افراد مختلف آگاهی یابند.

این مراکز از زمان پایه گذاری خود نیاز به سیستم ها و راهکارهایی برای بررسی وقت شناسی و علاقه ی افراد به کار و یا تمرینات را حس نموده اند و لذا در همان اوایل ایده ی بررسی حضور و غیاب شکل گرفت و به سرعت فراگیر شد. در این شیوه در ابتدا نام افراد هر روز در لیست هایی بلند ذکر می شد و نام این افراد را با لیست اولیه مقایسه می کردند تا بدانند چه افرادی حاضر و چه افرادی غایب هستند.
اما این امر با افزایش تعداد کارکنان و اعضا روز به روز سخت تر و وقت گیر تر می شد، تا جایی که دیگر زمان از دست رفته برای آن تبعات بیشتری نسبت به غیبت کارکنان در پی داشت . از این رو با رشد تکنولوژی های روز این نیاز سازمان ها هم مانند اکثریت نیاز های دیگر با فناوری ترکیب شد و باعث آسان شدن عملکرد حضور و غیاب شد.
در بین این سازمان ها و محل باشگاه ها از جمله مکان هایی بودند که بیشترین احتیاج را به این گونه سیستم های داشتند و لذا سیستم های حضور و غیاب متناسب به خود را دارند.
همچنین در باشگاه ها بر خلاف سازمان ها و مراکز آموزشی شهریه ها به نسبت ماه و یا شاید روزانه باشد و لذا بررسی میزان استفاده افراد از بخش ها و دستگاه های مختلف و نیز میزان مدت زمان باقی مانده ی کاربر عضو برای حفظ سرمایه ی باشگاه از اهمیت ویژه ای برخوردار است از این رو است که سیستم های حضور و غیاب باشگاهی به خوبی نیاز صاحبان مشاغل را شناسایی و آن را هدف قرار داده اند.


ویژگی اصلی سیستم های حضور و غیاب باشگاهی

سیستم های حضور و غیاب باشگاهی امروزه دارای ویژگی های متنوع و متفاوتی هستند که از یک مدل تا مدل دیگر متفاوت می باشد و این سبب تفاوت در هزینه و کارایی شده است . اما هر سیستم حضور و غیاب باشگاهی چند ویژگی اصلی دارد که در همه سیستم ها مشترک بوده و اصل لاینفک آن ها می باشد.

۱) ثبت اتوماتیک زمان : ثبت زمان بصورت خودکار و اتوماتیک از مولفه های اصلی یک سیستم حضور و غیاب باشگاهی است.
۲) دسترسی راحت به اطلاعات : یکی از مولفه های این سیستم ها دسترسی راحت به اطلاعات ثبت شده می باشد. مدیریت به راحتی می تواند اطلاعاتی که سیستم ثبت کرده است را به راحتی ببنید و یا در داخل اطلاعات سرچ انجام دهد. این در حالی است که در سیستم های سنتی دسترسی به اطلاعات بسیار دشوار بود.
۳) مدیریت کارکنان و یکپارچه سازی : برخی از دستگاه های حضور و غیاب باشگاهی این قابلیت را دارند تا میزان حقوق و پرداخت های کاربران را مدیریت کنند و بر اساس برنامه ریزی های قبلی که برای آن ها انجام می شود می توانند در صورت اتمام اشتراک یک کاربر دسترسی او را به بخش های مختلف محدود نمایند و یا از ادامه ی فعالیت او جلوگیری نمایند مگر اینکه کاربر اشتراک جدید خریداری نماید و یا هزینه های قبلی خود را پرداخت نماید.
مازاد بر این قابلیت محاسبه حقوق مربیان نیز وجود دارد .


نحوه ی عملکرد دستگاه حضور و غیاب باشگاهی

مدیران باشگاه های ورزشی برای بازدهی بیشتر سرمایه و سرویس دهی بهتر به مشتریان خود و نیاز ویژه ای که به کنترل اعضای باشگاه خود دارند بایستی حتما از یک ساز و کار برای تحت نظر گرفتن استفاده نمایند و این کنترل جز با سیستم های پیشرفته حضور و غیاب میسر نمی شود . این سیستم ها معمولا مجموعه ای از نرم افزار ها و سخت افزار های مختلف هستند که به واسطه ی عملکرد ویژه خود می توانند کنترل کاملی بر روی اعضای باشگاه، دستگاه های مختلف، میزان شهریه پرداختی و مدت زمان اشتراک باقی مانده عضو و… داشت.

دستگاه حضور و غیاب باشگاهی مازاد بر کنترل اعضای باشگاه می تواند بر روی پرسنل و کارکنان باشگاه نظارت داشته باشد و از طریق اثر انگشت، چهره، کارت اعتباری و… میزان حضور و غیاب کارکنان و اعضای باشگاه را بسنجد و برای مدیریت ارسال نمایند.

بد نیست ساز و کار سیستم باشگاهی را هم بدانید. البته باید در نظر داشته باشید که این ساز و کارها کلی هستند و برخی از سیستم ها ممکن است تمام این قابلیت ها و ساز و کار ها را نداشته باشند، اما در عموم سیستم های حضور و غیاب باشگاهی چنین قابلیت هایی وجود دارد.

نحوه ی عملکرد این سیستم ها برای باشگاه ها عموما به این صورت است که با پرداخت شهریه مورد نظر نام و اطلاعات شخص در سیستم اصلی باشگاه ثبت می شود و مدت زمان و محدودیت های لازم ( مانند تعداد و ساعات حضور در روز و یا دستگاه و مکان هایی که شخص می تواند به آن ها دسترسی داشته باشد ) تعیین می شود و این اطلاعات توسط یک شناسه به شخص داده می شود تا توسط ریدر ورودی در زمان استفاده از خدمات خوانده شود. این شناسه ممکن است یک کارت اعتباری، اثر انگشت یا یک چهره باشد.
شخص نیز قبل از استفاده و یا ورود به باشگاه شناسه خود را در اختیار ریدر قرار می دهد. این ریدر ممکن است یک دستگاه کارت خوان یا یک سنسور تشخیص اثر انگشت و یا حتی یک صفحه ورود پسورد باشد.
سپس ریدر اطلاعات دریافتی را به سیستم اصلی ارسال می کند و با توجه به محدودیت های تعیین شده ی قبلی اجازه دسترسی و یا عدم دسترسی شخص به نقطه ی مورد نظر را می دهد.



نرم افزار باشگاهی