به روز رسانی 25 خرداد 1400    


 


دستگاه حضور و غیاب




 

دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه کار میکند؟


قبل از ساخت نرم افزار حضور و غیاب ، لیست ورود و خروج کارکنان در دفاتر ثبت می شد و  کارمندان می بایست در این دفاتر ساعت ورود و خروج خود را وارد می نمودند. با پیشرفت روز افزون تکنولوژی و مشکل زمان بر بودن دستگاه های قبلی ، امروزه در اغلب سازمان ها از نرم افزار حضور و غیاب استفاده می شود.

سامانه حضور و غیاب عبارت است از سیستمی که به شرکت های مختلف امکان مدیریت زمانبندی و بهره وری از نیروهای انسانی خود را می دهد. ساختار های مربوط به این دستگاه بر اساس نیاز های سازمانی شرکت های مختلف، شامل المان های متفاوتی است که بر اساس نوع تقاضای هر مجموعه، می تواند ترکیبی از فاکتورهای مورد توجه منابع نیروی انسانی بوده و در نتیجه خروجی منطقی را ارائه دهد.

یکی از نیازهای مدیران امروزی کنترل و نظارت بر کارکرد پرسنل و بهره وری آن هاست. یکی از این موارد کنترل و نظارت بر ورود و خروج کارمندان و همچنین محاسبه حقوقشان بر اساس این اطلاعات است. امروزه با پیشرفت تکنولوژی و ورود دستگاه‌های پیشرفته با بازار این امکان براحتی و با کمترین هزینه‌ها در اختیار مدیران قرار گرفته‌است. با نصب دستگاه‌هایی که برای همین منظور طراحی شده‌اند در ادارت و شرکت‌ها, کارمندان در هنگام ورود. خروج با مراجعه به این دستگاه و با استفاده از ابزارهای مختلف مانند کارت‌های هوشمند,اثرانگشت,اسکن چهره و... ورود و خروج خود را ثیت می‌نمایند. این دستگاه‌ها در ابتدا به وسیله کارت‌هایی که در اختیار کارمندان قرار می‌گرفت عمل می‌کردنند اما به مرور زمان و با پیشرفت تکنولوژی از قابلیت‌های بیومتریک انسان نظیر اثرانگشت,عنبیه چشم,چهره و... بهره جستند که امکان هر گونه تقلب را از بین می‌برد و سهولت بیشتری برای کارمندان به همراه داشت.





دستگاه حضورغیاب


قیمت دستگاه حضور و غیاب به چه عواملی بستگی دارد


معمولا یکی از ملاک های انتخاب دستگاه حضور و غیاب، قیمت مناسب و متناسب با گستردگی شرکت یا سازمان شما می باشد. در گذشته فاصله قیمت دستگاههای حضور و غیاب کارتی با دستگاهای حضور و غیاب اثرانگشتی یا تشخیص چهره بسیار زیاد بود ولی امروزه به دلیل ارزان شدن تکنولوژی های جدید، این فاصله بسیار کم شده است. با علم به این موضوع، همچنان دستگاههای حضور و غیاب کارتی در سطح قیمتی پایینتری قرار دارند و می توانند انتخاب مناسبی برای شرکتهایی باشند که تمایل به پرداخت هزینه کمتری جهت خرید دستگاه حضور و غیاب دارند. البته گاهی اوقات در برخی سازمانها و نهادها مانند ارگانهای نظامی، به دلایل امنیتی تمایلی به استفاده از دستگاههای بایومتریک وجود ندارند و صرفا ملاک آنها قیمت مناسب دستگاه حضور و غیاب نیست.

دستگاه های حضور و غیاب بسیار متنوع با قیمت های مختلفی در بازار وجود دارند که عوامل بسیاری بر روی قیمت هر یک از آن ها تاثیر می گذارند. عواملی همچون ویژگی های فیزیکی و حافظه ای این دستگاه ها، در کنار گارانتی بازگشت و یا تعمیر دستگاه و خدمات پس از فروش از جمله مهمترین این عوامل می باشند.
بسیاری از دستگاه ها از روش های مختلف شناسایی در کنار هم استفاده می کنند. مثلا هر سه روش اثرانگشت، تشخیص چهره و کارت هوشمند را دارا هستند. این دستگاه ها قیمت بالاتری نسبت به بقیه دارند. همچنین میزان حافظه که عامل بسیار مهمی در دستگاه می باشد از قبل در هر دستگاهی مشخص شده است. مثلا برخی دستگاه ها فقط می توانند ۵۰۰ تصویر را شناسایی کنند و حافظه شان پر می شود و نیاز به تخلیه دارد و این یک ایراد اساسی است.



دستگاه حضور و غیاب از قطعات زیر ساخته می شود :


    مانیتور یا صفحه نمایش
    ریدر ( کارت یا اثر انگشت )
    دوربین ( اختیاری )
    CPU
    RAM
    خروجی شبکه یا USB
    خروجی اکسس کنترل ( اختیاری )
    دوربین تشخیص چهره( اختیاری )
    مدارهای داخلی


مزایای استفاده از سامانه های حضور و غیاب:


از بین رفتن  امکان تقلب و دستکاری در ساعتهای ورود و خروج
راحت تر صورت گرفتن محاسبه کارکرد پرسنل و حقوق و دستمزد آنها
 امکان گرفتن انواع گزارش برای مدیریت
 اطمینان مدیریت و پرسنل هر دو از صحت زمان های ثبت شده
امکان تعریف و ویرایش شیفت های کاری
امکان تعریف انواع مرخصی های روزانه
امکان تعریف انواع مأموریت های روزانه



خصوصیاتی که یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید داشته باشد


با استفاده هر چه گسترده‌تر از سیستم های كامپیوتری در امور مختلف اداری ، نقش نرم‌افزار مناسب و بهینه در این سیستم ها بسیار ضروری بوده و در این بین سیستم های كنترل كاركرد از جایگاه خاصی برخوردار هستند .

 

ثبت زمان به‌ صورت خودکار


اولین و مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت زمان به‌صورت دقیق و خودکار است. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای درج اطلاعات هستند. این قابلیت کارمندان را قادر می‌سازد که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند و رند بررسی حضور و غیاب را آسان‌تر کنند. شیوه‌هایی که کارکنان اطلاعات خود را وارد می‌کنند از یک دستگاه به دستگاه دیگر متفاوت است. برای انتخاب گزینه مناسب مطابق با نیاز شرکت خود، ابتدا با کارکنان خود مشورت کنید و بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب را انتخاب کنید.
برخی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای ورود اطلاعات کارکنان و تأیید هویت آنها استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بایومتریک، کارت‌های مغناطیسی و ورودی صفحه‌نمایش لمسی است. در حال حاضر استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شود که زمان تردد کارکنان به‌صورت پایگاه داده‌ای ثبت شود و پاسخگویی بخش اداری نیز بهتر شود.


 

حفظ زمان دقیق


بهترین دستگاه های حضور و غیاب کارفرمایان را مطمئن می سازد که برای زمان واقعی کار پرداخت می کنند و نه ساعت هایی که برای کار برنامه ریزی شده است.


 ردیابی تمام مسائل زمانی


مطمئن شوید که دستگاهی را انتخاب می کنید که از تمام نیازهای مرتبط با زمان شما مراقبت می کند و نه دستگاهی که فقط زمان ورود و خروج را ثبت می نماید. این موارد شامل مدیریت برنامه های کارکنان و بررسی و مدیریت PTO است.

 

مدیریت پرداخت‌ها و قابلیت یکپارچه‌ سازی


برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد مجهز می‌شوند. در عوض، باید یک برنامه خوب قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های پرداخت حقوق و دستمزد را داشته باشد. اگر قبلاً نرم‌افزار حضور و غیاب خود را تهیه کرده‌اید و توانایی محاسبه حقوق و دستمزد را ندارد، می‌توانید به‌راحتی به مؤسسات مختلف فعال در این زمینه مراجعه کنید و یک ابزار جدید نصب کنید که برنامه را برای محاسبه حقوق و دستمزد قادر می‌سازد.

با توجه به اینکه اطلاعاتی که نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق هستند و امکان تقلب و دست بردن را ندارند، برای محاسبه حقوق و دستمزد و همچنین اجتناب از تقلب در پرداخت ایده آل هستند. برای محاسبه حقوق کارکنان، شما باید گزارش‌های دقیق در مورد تعداد ساعت‌هایی که هر کارمند کار کرده است، روزهایی که مریض بوده، و همچنین آمار غیبت و خروج‌های کاری را دریافت کنید و با انتقال آنها به سیستم محاسبه حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.


انواع دستگاه های حضور و غیاب


دستگاه حضور و غیاب کارتی

بعد از دستگاههای حضورو غیاب پانچی اولین دستگاه حضور و غیاب کامپیوتری به بازار عرضه شدند. که شامل دستگاهی بود که پس از کشیدن کارت بارکدی به آن ورود و خروجها در حافظه سیستم ذخیره میشدند و پس از تخلیه اطلاعات به کامپیوتر توسط نرم افزار مخصوص حضور و غیاب پردازش میشدند. در آغاز ساخت این سیستم ها برنامه ها تحت Dos طراحی شده بودند و انعطاف کمی را داشتند.
اما امروزه نرم افزار دستگاه حضورغیاب اغلب تحت ویندوز طراحی میشوند و اطلاعات بسیاری را از این ورود و خروجها در اختیار مدیران قرار میدهند.

در این سیستم ها (کارتی) به هر یک از پرسنل کارتی اختصاص داده میشد که بارکد ثبت شده روی آن شماره منحصر به فردی را به فرد اختصاص میداد. و از روی همین شماره که اصطلاحا شماره کارت یا شماره تردد نامیده میشود اطلاعات ورود و خروج افرد از هم تفکیک میشد.


دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره


    دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره جدیدترین راه حل های امنیتی مبتنی بر فناوری هستند که با شناخت ویژگی های صورت ، امنیت در محل کار را فراهم می آورند. دستگاههای حضور و غیاب تشخیص چهره ویژگی های چهره را ضبط کرده و الگوهای ضبط شده را در پایگاه داده و یا حافظه دستگاه ذخیره می کنند.
    هنگامی که کارمند جلوی دستگاه حضور و غیاب قرار می گیرد، دستگاه چهره فرد را دریافت کرده و یک تحلیل دو بعدی یا سه بعدی از نقاط صورت انجام می دهد که برای هر کارمند منحصر به فرد است. سپس تطبیقی بین الگوی دریافت شده با الگوهای از پیش تعریف شده صورت می گیرد. هنگامی که احراز هویت موفقیت آمیز باشد دستگاه هویت کارمند را تایید می کند و ساعت ورود یا خروج کارمند ثبت می گردد در غیر این صورت عمل شناسایی فرد موفقیت آمیز نبوده است.





تشخیص چهره




دستگاههای حضور و غیاب تشخیص چهره برای محیط های کارگاهی، بخش های صنعتی، بخش های عمرانی، ساختمان سازی، تراشکاری و کلا محیط هایی که افراد بنا به کارشان دارای اثر انگشت سالمی نیستند و استفاده فیزیکی از بدن خود برای انجام کارها می نمایند، می تواند مفید واقع شود. اما در مکان هایی نظیر محیط های اداری، ارگان دولتی و غیره که محیط کار سالم و بدون دغدغه و دخالت اعضای بدن صورت می گیرد استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی می تواند انتخاب مناسبی جهت کنترل ترددها باشد.

صرفه جویی در زمان و کاهش بیماری: زمانی که بیماری هایی مانند سرماخوردگی و ویروس ها در بین کارمندان گسترش پیدا کند می تواند حضور کارمندان در محل کار را کاهش دهد. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره ، کارکنان می توانند در مدت زمان کوتاه تری وارد و از محل خارج شوند زیرا نیازی به لمس کردن سطح دستگاه حضور و غیاب جهت ورود و خروج نیست. این امر موجب صرفه جویی در زمان و همچنین به حداقل رساندن بیماری های گسترش یافته به علت تماس فیزیکی است.

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره دارای ثبت تعداد تردد بیشتری نسبت به دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی می باشد و برای مکان هایی که بالای 100 نفر پرسنل دارند می تواند انتخاب مناسبی واقع شود اما در اداره های کوچک که دارای پرسنل کمتری می باشند استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی از نظر اقتصادی به صرفه تر خواهد بود.

دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت


هنگامی که پرسنل انگشت خود را بر روی سنسور دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی قرار می دهد دستگاه حضور و غیاب نقطه هایی را که در آن اثر انگشت تقاطع یا پایان می یابد، شناسایی نموده و سپس یک نقشه از این نقاط ایجاد می کند این نقشه مختصات به عنوان بیومتریک آن فرد جهت شناسایی مورد استفاده قرار می گیرد. دستگاه حضور و غیاب اسکن تهیه شده از اثر انگشت فرد را با اثر انگشت های موجود در پایگاه داده مقایسه می کند اگر اثر انگشت فرد با الگوهای از پیش تعیین شده مطابقت داشت کارمند شناسایی شده و زمان ورود یا خروج او ثبت میگردد حال اگر الگو مطابقت نداشته باشد فرد شناسایی نشده و اطلاعات ورود و یا خروج او ثبت نمی گردد.


دستگاه اثر انگشت



  


چرا دستگاه حضور و غیاب بیومتریک بهتر است


این نرم افزار بیومتریک دستگاه حضور و غیاب از تصویر اثر انگشت گرفته شده به عنوان الگوریتم غیرقابل بازیابی رایانه ذخیره شده استفاده می کند. هنگام تأیید و شناسایی کاربر ، امنیت بهبود یافته است.ما دلایلی برای متقاعد کردن شما داریم که چرا تغییر کاربری به یک سیستم بیومتریک پیشرفته ارزش پول شما را دارد.

تصویر چند طیفی

فناوری بیومتریک مدرن به جای سنسور نوری از سنسورهای تصویربرداری چند طیفی استفاده می کند. بهترین حسگرها امکان اسکن اثر انگشت را بدون توجه به آلودگی ، چربی ، رطوبت و لایه های عرق شده دارند.

از طول موج های مختلف نور برای بدست آوردن سطح و زیر سطح تصاویر اثر انگشت استفاده می شود. سیستم تصویربرداری یک آرایه تصویربرداری دیجیتالی ایجاد می کند که به عنوان یک الگوریتم کامپیوتر در سرور ذخیره می شود. از آنجا که تصویر اثر انگشت هرگز از سیستم قابل بازیابی نیست ، امنیت بیشتری را ارائه می دهد.


با نرم افزار حضور و غیاب ادغام شوید

ترکیب پایانه های بیومتریک با نرم افزار حضور و غیاب و تلفیق آن با سیستم حضور و غیاب و حقوق و دستمزد می تواند به شما در ثبت سابقه حضور دقیق کمک کند.کارمندان اثر انگشت خود را در طول ورود به ساعت و خارج از آن ثبت می کنند که به طور دقیق مدت زمان کار خود را ثبت می کند. با ادغام داده ها با سیستم حقوق و دستمزد ، مدیریت به راحتی می تواند حقوق / دستمزد سررسید را محاسبه کند.

سیستم های حضور بیومتریک

جلوگیری از سرقت زمان یا سو. استفاده از حضور در محل

کارمندان ، وقتی از روش های دیگری به غیر از ردیاب های بیومتریک استفاده می کنند ، تمایل دارند که یکدیگر را با عنوان "مشت زدن" ردیابی کنند. این منجر به سرقت زمان یا سو abuse استفاده از حضور در شرکت می شود که به تجارت آسیب می رساند.

وقتی صاحبان مشاغل از سیستم های حضور بیومتریک اجباری استفاده می کنند ، کارمندان نمی توانند اطلاعات را کپی کرده و مرتکب سرقت زمان شوند.


ورود کنترل شده به مناطق ممنوع

از ترمینال های بیومتریک می توان برای کنترل افراد غیرمجاز برای دسترسی به مناطق محدود شده در محل استفاده کرد.

این مناطق شامل اتاقهایی است که دارای اطلاعات حساس هستند.


پایانه ها در محل کار

کارمندان می توانند به سرعت اثر انگشت خود را در پایانه ها اسکن کنند. این موارد آنها را در برابر تصاویر ذخیره شده در سرور و سیستم به طور دقیق تأیید و شناسایی می کند. پایانه های حضور بیومتریک برای ثبت زمان ورود و خروج کارکنان از محل کار آنها استفاده می شود.

این سیستم های حضور بیومتریک را می توان با نشان های ID ، Key fobs ، PIN input یا کارت های کش رفتن استفاده کرد. ترمینال ها را می توان بر اساس الزامات اندازه کسب و کار انتخاب کرد.

ریدر دسک تاپ که روی میز قرار گرفته اند ، به سیستم حضور و غیاب مرکزی متصل هستند. کارمندان اثر انگشت خود را بر روی دستگاه خواننده دسک تاپ برای ورود و خروج از ساعت اسکن می کنند.

خواننده های دسک تاپ ، با صرف هزینه ای جزئی ، به عنوان پایانه های ساعت کاملاً عملکردی کار می کنند. صاحبان مشاغل کوچک می توانند از این خوانندگان دسک تاپ ارزان قیمت بهره ببرند.


clock زمان سنجی مبتنی بر کامپیوتر:

ساعت گذاری مبتنی بر رایانه از یک برنامه تحت وب برای مدیریت حضور و غیاب استفاده می کند. پس از اسکن اثر انگشت در دستگاه های بیومتریک ، کارمندان دستورالعمل های مربوط به برنامه های تحت وب را دنبال می کنند. این اطلاعات بلافاصله به پایگاه داده مرکزی ارسال می شود.

کارمندان برنامه کاری خود را مشاهده کرده و درخواست تعطیلات / تعطیلات را ارسال می کنند. سرپرستان و مدیران به صورت لحظه ای به ساعت کارمندان دسترسی پیدا می کنند. آنها سیاست حضور و غیاب را اجرا می کنند و درخواست های مربوط به تعطیلات را بررسی می کنند.



7 مزیت دستگاه حضور و غیاب


در این عصر دیجیتال ، راه حل های پیچیده حضور و غیاب و برنامه های حضور و غیاب می توانند همه چیز را از برنامه ریزی پیشرفته و برنامه ریزی شغلی شما مدیریت کنند ، این اطمینان را می دهد که شما تمام منابع مورد نیاز خود را درست از طریق محاسبه خودکار و دقیق دستمزد یک فرد در اختیار دارید. در این مقاله 10 مزیت اصلی زمان و حضور مورد بررسی قرار می گیرد.

1. ساعتها در برنامه ریزی صرفه جویی کرده و صفحات گسترده را حذف کنید

اگر از صفحات گسترده برای برنامه ریزی شیفت کارمندان خود استفاده می کنید یا از آنها استفاده کرده اید ، کاملاً از زمانبر بودن آنها آگاه خواهید بود. یک راه حل موثر حضور و غیاب دارای صفحه ای ساده برای استفاده از مدیریت روتا است که به شما امکان می دهد الگوهای شیفت ایجاد کرده و از قبل روتا خود را برنامه ریزی کنید. این مدیران را قادر می سازد ، بر اساس تقاضا و در بودجه ، برنامه ریزی کنند.

2. اطمینان حاصل کنید که روتا در بودجه های شما برنامه ریزی شده است

راه حل های حضور و غیاب و پیشرو به شما امکان می دهد بودجه کارمندان خود را به راحتی مدیریت کنید. چه بودجه ها به طور متمرکز کنترل شوند و چه توسط افرادی که مسئولیت برنامه ریزی بودجه خود را بر عهده دارند ، مدیریت شوند ، یک راه حل حضور و غیاب می تواند اطمینان حاصل کند که شما در بودجه های پیش بینی شده باقی می مانید و به راحتی می توانید برنامه ریزی شده در برابر بودجه واقعی را گزارش کنید.

3. زمان صرف شده در امور اداری و ارتباطی با کارمندان را کاهش دهید

یک راه حل حضور و غیاب و برنامه رتا می تواند به طور چشمگیری مدت زمانی را که بخش منابع انسانی و مدیران شما برای برقراری ارتباط با کارمندان صرف می کنند ، کاهش دهد. هنگامی که یک روتا برای هفته ها یا ماه های آینده برنامه ریزی شده است ، می توان آن را منتشر کرد. هر کارمند می تواند شیفت های برنامه ریزی شده خود ، تعطیلات آینده و حتی نقش شغلی را که به آن محول شده است ببیند. این می تواند به "آیا می توانید ببینید که آیا من برای کار… هستم ..." پایان می دهد تماس تلفنی و ایمیل. راه حل های پیشرفته تر به سازمان اجازه می دهد شیفت های بدون پر یا موجود را منتشر کند و به کارمندان اجازه می دهد خود را برای شیفت های اضافی پیش ببرند.

4- با نظارت دقیق بر زمان حضور و غیاب کارکنان ، هزینه لیست حقوق و دستمزد خود را کاهش دهید

مزیت اصلی پیگیری زمان حضور و غیاب ، توانایی اطمینان از پایبندی کارکنان به ساعتهای قرارداد خود است و این به نوبه خود ، یک عنصر مهم در کنترل هزینه ها است. روشهای مختلفی وجود دارد که کارمندان می توانند از طریق آن وارد سیستم شوند یا از ساعت خارج شوند ، خواه این برنامه خواننده PIN / Card / Fob باشد ، یک اسکنر بیومتریک یا یک برنامه تلفن همراه باشد. از هر روشی که استفاده شود ، یک راه حل حضور و غیاب می تواند به طور موثری در مورد کارکردن ساعتهای قراردادی گزارش کند و بیش از زمان را بر اساس سیاست های شرکت محاسبه کند. راه حل های حضور و غیاب هوشمند حتی می تواند قوانین گردشی خودکار را مدیریت کند تا مدیران فقط از موارد استثنایی که مهم به نظر می رسند مطلع شوند.

حقوق و اضافه کار کارمندان به طور خودکار توسط سیستم محاسبه می شود ، براساس نرخ

5- اعتماد کارمندان به سازمان خود را افزایش دهید

از نظر تاریخی درک شده است که سیستم های حضور و غیاب فقط برای کاهش هزینه حقوق و دستمزد استفاده می شوند و در نتیجه ، برخی از کارمندان و اتحادیه های کارگری با استفاده از سیستم های حضور و غیاب مخالفت کرده اند. در سال های اخیر بسیاری از کارمندان و اتحادیه های کارگری استفاده از چنین سیستم هایی را نپذیرفته اند ، بلکه خواستار استفاده از آنها برای محافظت از کارکنان در برابر سو استفاده شده اند. در رای اخیر دیوان عدالت اروپا ، کلیه مشاغل داخل اتحادیه اروپا برای حفاظت از کارمندان باید راه حل ثبت زمان را اجرا کنند.

6. از اطلاعات حساس خود محافظت کنید

دلیل خوبی وجود دارد که چرا دفاتر منابع انسانی و ادارات حقوق و دستمزد در صورت عدم مراقبت قفل نگه داشته می شوند. آنها حاوی داده های حساس شامل اطلاعات تماس کارمندان ، اطلاعات مربوط به قرارداد و مهمتر از همه ، نرخ دستمزد فردی هستند. HR و پرسنل حقوق و دستمزد برای حفظ صداقت و محرمانه بودن این اطلاعات بسیار مورد اعتماد هستند. یک راه حل ابتکاری حضور و غیاب می تواند پیکربندی شود تا کاربران سیستم محدود به داده هایی باشند که می توانند ببینند یا ویرایش کنند. مجوزهای کاربر باید در هر سیستم حضور و غیاب مورد توجه قرار گیرد.

7. هزینه غیبت را کاهش دهید

مدیریت موثر انواع غیبت راهی برای کاهش قابل توجه هزینه ها و افزایش بهره وری است. در بیشتر سازمانها ، کارکنانی وجود دارند که هرگز یک روز مرخصی بیمار نمی گیرند و همیشه از آنها خواسته می شود که آخرین حق تعطیلات خود را در پایان سال استفاده کنند ، و افرادی نیز هستند که مرخصی قابل توجهی را برای بیماران می گیرند. مدیریت موثر و عادلانه غیبت می تواند برای هر شغلی چالشی باشد. سیستم حضور و غیاب را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که به خط مشی های شرکت شما پایبند باشد و نشانه هایی از الگوی غیبت را که ممکن است نیاز به تحقیق یا مداخله زودهنگام داشته باشد ، ارائه دهد. گزارش های بی درنگ و برنامه ریزی شده می توانند تیم های منابع انسانی و مدیران خط را برای رسیدگی به هر مسئله ای توانمند کرده و انواع غیبت ها را به راحتی مدیریت کنند.




ویژگی ها و راه حل های حضور و غیاب

حضور و غیاب بیش از یک قرن است که وجود دارد. یکی از اولین نمونه های ساعت در سال 1890 توسط Willard Le Grand Bundy ثبت اختراع شد. این ساعت که در اواخر قرن نوزدهم به عنوان ساعت Bundy شناخته می شد ، به تولید انبوه رسید و توسط بسیاری از سازمان های سراسر جهان برای محاسبه ساعات کار مورد استفاده قرار گرفت. کارمندان خوشبختانه روند مهر زدن کارت کارمند تا حدودی پیش رفته است. تقاضا از مشاغل مورد استفاده برای استفاده از مزایا و صرفه جویی در هزینه های مرتبط با راه حل های حضور و غیاب ، باعث رشد سریع صنعت شده است. اکنون ارزش بازار حضور و غیاب بیش از 1.7 میلیارد دلار تخمین زده شده است. تأمین کنندگان راه حل های حضور و غیاب همیشه به دنبال راه های جدید و ابتکاری برای تمایز خود از رقابت هستند. بنابراین ، برخی از "موارد لازم" راه حل حضور و غیاب چیست؟

رابط بصری Rota

برنامه ریزی الگوهای شیفت کاری یا روتا ، یکی از مهمترین جنبه های هر تجارت است. اطمینان از اینکه کارکنان کافی برای تأمین تقاضای مشتریان خود در محل کار خود دارید ، یک توازن خوب است. پرسنل زیاد هزینه غیرضروری برای تجارت است. تعداد کمی از خواسته ها و انتظارات کارکنان و مشتری ممکن است برآورده نشود. بسیاری از سازمان ها هنوز روتاهای خود را با صفحه گسترده طراحی می کنند. این می تواند بسیار وقت گیر باشد و همچنین منجر به خطاهای برنامه ریزی کارکنان شود.

یک سیستم حضور و غیاب با رابط کاربری rota با دقت طراحی شده انتخاب کنید. به دنبال ابزاری برای برنامه ریزی شیفت باشید که امکان استفاده آسان را داشته باشد. در هر سیستم برنامه ریزی روتا دو مورد مهم وجود دارد. توانایی ایجاد سهولت شیفت ها و الگوهای شیفتی که می تواند برای افراد ، تیم ها ، ادارات یا حتی کل سازمان ها ایجاد شود. و توانایی کپی شیفت برای افراد یا بخش ها در تاریخ های آینده ، جلوگیری از تکرار غیرضروری.


هشدارهای مربوط به موارد استثنا و هشدارها را پاک کنید

مشاغل باید اطمینان حاصل کنند که کارکنان مطابق با شیفت برنامه ریزی شده خود کار می کنند. اطمینان از اینكه مشاغل بر اساس زمان واقعی كارشان و نه فقط بر اساس آنچه كه قرار است كار كنند ، به آنها حقوق می دهند ، یكی از راه های تجارت پس انداز است. با این وجود یک سیستم حضور و غیاب مناسب بسیار فراتر از این است. مشاغل باید بتوانند سیستمی از قوانین و رویه ها را تنظیم کنند تا تأثیر آن بر زمان مدیریت به حداقل برسد.

به عنوان مثال ، تنظیم قوانین گردکاری خودکار که یا تنظیماتی را برای پرداخت ایجاد می کند ، یا به سادگی استثنایی را برای مدیر ایجاد می کند تا بررسی کند ، فقط برخی از ویژگی هایی است که باعث می شود مدیران ساعتهای زیادی را در مرور و تأیید جدول های زمانی صرفه جویی کنند و به آنها امکان تمرکز بر روی جنبه های اصلی تجارت شما
قوانین تنظیم حقوق و دستمزد

هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب ، باید در نظر داشته باشید که پیکربندی قوانین حقوق و دستمزد و اضافه کاری شما چقدر آسان است. روش برخورد هر سازمان با حقوق و اضافه کار متفاوت است و یک سیستم باید بتواند طبق قوانین سازمانی شما پیکربندی شود. به دنبال یک راه حل حضور و غیاب باشید که تنظیمات ساده را بدون توجه به پیچیده بودن قوانین شما امکان پذیر کند.
مدیریت غیبت کامل

هر سازمانی ، صرف نظر از اندازه ، باید با مسائل مربوط به مدیریت غیبت برخورد کند. کارمندان در مورد عدم حضور ، اعم از بیماری یا تعطیلات ، دارای حقوق قانونی هستند. بعلاوه ، بیشتر سازمانها در تلاش برای جذب و نگهداری نیروهای مناسب ، حقوق بیشتری را ارائه می دهند. خواه حق قانونی باشد یا اختیاری ، مدیریت موثر تطابق ، انصاف و برابری را تضمین می کند. یک راه حل حضور و غیاب باید به کسب و کار شما این امکان را بدهد تا به راحتی غیبت کارکنان را ایجاد و مدیریت کند.
برنامه سلف سرویس کارمند

مسئله پیچیده و وقت گیر برای غلبه بر بسیاری از سازمان ها ، میزان ارتباطی است که بین کارمندان و مدیریت در مورد برنامه ریزی کارکنان برقرار می شود. بسیاری از راه حل های حضور و غیاب و پیشرو این امکان را به سازمان ها می دهد که به کارمندان اجازه دهند به برنامه سلف سرویس خود دسترسی پیدا کنند. برنامه های ساده به کارمندان امکان می دهد تا الگوهای کاری آینده خود یا تعطیلات کتاب را مشاهده کنند ، اما برنامه های پیچیده تر به کارمندان اجازه می دهد تا در صورت عدم دسترسی به کار ، کارفرمای خود را مطلع کنند یا حتی به آنها اجازه می دهند کار اضافی یا شیفت های غیرمجاز را انجام دهند. یک برنامه سلف سرویس م canثر می تواند هر سال هزاران ساعت از وقت پردازش و ارتباطات را برای برخی از مشاغل صرفه جویی کند.


ابزار گزارشگری جامع

گزارشگری جنبه مهم هر مشاغل است. توانایی تعیین عملکرد و انطباق در تصمیم گیری های آینده ضروری است که تأثیر مثبتی بر تجارت خواهد داشت. یکی از م componentلفه های "باید" یک راه حل حضور و غیاب ، توانایی این است که بتوانید گزارش ها را پیکربندی کنید تا به شما اطلاعات کاملی در مورد تجارتتان بدهد.

اساساً دو نوع گزارش وجود دارد. برنامه ریزی شده و موقت گزارش های برنامه ریزی شده گزارشی است که کاربران سیستم باید در مقاطع زمانی مشخص در صندوق ورودی خود داشته باشند. به عنوان مثال ، برنامه ریزی یک گزارشی که هر کارمند یا پیمانکاری را برجسته می کند که در مدت 30 دقیقه از زمان شروع شیفت خود یا یک گزارش هفتگی که در محل کار اضافه شده توسط بخش را نشان می دهد ، در سایت نیست. با پیکربندی و برنامه ریزی این گزارش ها ، اطلاعات ضروری را در صورت نیاز هر کس که به آنها نیاز دارد قرار می دهد.

علاوه بر گزارش های برنامه ریزی شده ، گزارشگری موقت نیز بسیار مهم است. این به مدیر یا رئیس بخش امکان تولید گزارشات خاص را در صورت بروز مسائل می دهد. گزارشات باید بتوانند به راحتی پیکربندی شوند تا فقط اطلاعاتی را که باید ببینید مشاهده کنید. با این کار می توانید ساعت ها در پردازش دستی اطلاعات یا تولید صفحات گسترده در کسب و کارتان صرفه جویی کنید.
مجوزهای مبتنی بر نقش و قابلیت کنترل

سیستم حضور و غیاب هر زمان باید توانایی تعیین مجوزهای مبتنی بر نقش بسیار خاص را داشته باشد. سیستم های حضور و غیاب ، به دلیل ماهیت خود ، حاوی مقادیر زیادی داده حساس هستند. به عنوان مثال ، بهبودی از نقض داده ها که نرخ حقوق کارمندان را نشان می دهد ، بسیار دشوار است. موارد گزارش شده بسیار پررنگی در رسانه ها وجود دارد که باعث نقض داده های داخلی می شود و برای سازمان های درگیر بسیار پرهزینه است. این پیامدها فراتر از هرگونه مجازات مالی است. ایجاد اعتماد مجدد در کارمندان ممکن است مدتها طول بکشد. هنگام تصمیم گیری در مورد راه حل حضور و غیاب ، همیشه باید در نظر بگیرید که چگونه می توان از داده های حساس محافظت کرد تا کاربران مجاز بتوانند به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و داده های حساس فقط به کاربران سیستم محدود شوند. آی تی.

علاوه بر محدود کردن دسترسی به داده های حساس ، بسیار مهم است که بدانیم چه کسی با سیستم کار کرده است. به عنوان مثال ، اگر یک کارمند در اوایل شروع شیفت کاری خود را به دلیل انجام فعالیت خارج از سایت و مرتبط با کار ، ساعت کند ، یک مدیر می تواند زمان شروع کار کارمند را تنظیم کند تا این مسئله را منعکس کند. این تعدیل و دلایل مرتبط باید ثبت و به وضوح ممیزی شود. این کار خطر هر کسی را برای سیستمی که در هر صورت مغایر با سیاست ها و رویه های شرکت شما بود ، کاهش می دهد.
ادغام پیشرفته

ادغام در واقع می تواند به مشاغل کمک کند تا بازده سرمایه گذاری خود را به حداکثر برسانند. هنگام تصمیم گیری درباره سیستم حضور و غیاب ، باید در نظر بگیرید که آیا یکپارچگی به نفع سازمان شما است. سه گزینه اصلی ادغام وجود دارد که می تواند به سرمایه گذاری شما ارزش افزوده دهد. حقوق و دستمزد ، منابع انسانی و کنترل دسترسی. بسیاری از سازمان ها از سیستم منابع انسانی یا حقوق و دستمزد به عنوان تنها حقیقت خود برای کارمندان خود استفاده می کنند. به محض سوار شدن شخصی ، اطلاعات کارمند معمولاً در سیستم منابع انسانی و / یا حقوق و دستمزد ثبت می شود. از طریق یکپارچه سازی ، می توان این جزئیات را مستقیماً به یک راه حل حضور و غیاب منتقل و هماهنگ کرد. این از صحت اطلاعات اطمینان می یابد و از الزام به تکثیر ورود اطلاعات جلوگیری می کند ، هم در وقت و هم در هزینه صرفه جویی می شود.

علاوه بر این ، ادغام های حقوق و دستمزد اجازه می دهد تا اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد به طور مستقیم به سیستم حقوق و دستمزد منتقل شود. باز هم ، این صرفه جویی قابل توجهی در بهره وری ایجاد می کند و خطر وقوع خطاهای دستی را کاهش می دهد.

ادغام دیگری که اغلب قابل تأمل است ، ادغام با کنترل دسترسی است. سیستم های کنترل دسترسی الکترونیکی برای محدود کردن دسترسی فیزیکی به ساختمان شما طراحی شده اند. برای اجازه دسترسی به کارمندان ، به طور کلی یک توکن (کارت / fob / بیومتریک) صادر می شود که برای شناسایی خود در خواننده استفاده می کنند. هنگامی که دسترسی داده می شود ، یک گزارش در یک پایگاه داده ایجاد می شود. این سیستم ثبت وقایع می تواند توسط سیستم حضور و غیاب برای پردازش لیست حقوق و دستمزد کارمندان ، حذف نیاز به سرمایه گذاری در سخت افزار و زیرساخت های اضافی و به حداکثر رساندن بازده سرمایه شما استفاده شود.
ترمینال های چند ساعته

برای سازمانهایی که دستگاههای اختصاصی ساعت را ترجیح می دهند ، تعدادی گزینه در دسترس است. مهم است که یک راه حل حضور و غیاب را انتخاب کنید که طیف وسیعی از دستگاه های ساعت را در اختیار شما قرار دهد. بسیاری از سازمان ها ترمینال های RFID را انتخاب می کنند ، جایی که یک کارمند از کارت یا fob برای شناسایی استفاده می کند. این یک راه حل مقرون به صرفه است که نیاز به حداقل مدیریت دارد. با این حال ، این می تواند سازمان شما را در مقابل مشت زدن دوستان یا هزینه های اضافی جایگزینی کارت یا fobs گمشده آسیب پذیر کند. به عنوان یک گزینه دیگر ، شما می توانید یک ترمینال بیومتریک را در نظر بگیرید که از چهره ، اثر انگشت یا عنبیه برای شناسایی کارمندان استفاده می کند. گرچه ممکن است خود خواننده ها کمی بیشتر هزینه کنند ، اما هیچ هزینه ای با کارت یا fobs همراه نیست و یک راه حل بیومتریک احتمال مشت زدن دوستان را از بین می برد.

هر سازمانی متفاوت است و به همین ترتیب شما باید یک راه حل حضور و غیاب را انتخاب کنید که با انواع مختلفی از پایانه های ساعت سازگار باشد تا هم نیازهای فعلی و هم آینده شما را برآورده کند.
GDPR و انطباق با حفاظت از داده ها

راه حل حضور و غیاب هر زمان اطلاعات شخصی مربوط به کارمندان و برخی از این اطلاعات مانند خانه الف را در خود جای داده است.



کار با ما